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11.2024 - Betriebskostenabrechnung

Schon mehrfach hatte ich darauf hingewiesen, dass die Abrechnung der Betriebs- und Heizkosten für das vorangegangene Abrechnungsjahr jeweils bis zum 31.12. des laufenden Jahres erfolgen muss. Dennoch kommt es immer wieder vor, dass viele unserer Mitglieder diese Frist versäumen – mit der Folge, dass die Betriebskostennachzahlungen für das vergangene Jahr nicht mehr geltend gemacht werden können. Viele unserer Mitglieder hatten einfach die Vorschrift des § 556 Abs. 3 BGB nicht beachtet. Nach dieser Vorschrift müssen die Betriebskosten jährlich abgerechnet werden, wenn der Mieter neben der Nettomiete eine monatliche Betriebskosten-vorauszahlung leistet.

Die Abrechnung muss spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraumes erstellt werden. Hierbei handelt es sich um eine sogenannte Ausschlussfrist. Dies bedeutet, dass der Mieter bei einer verspätetet zugegangenen Betriebskostenabrechnung einen sich eventuell ergebenden Nachzahlungsbetrag nicht mehr zahlen muss. Wenn also die Betriebskosten nach dem Kalenderjahr, also vom 01.01. bis 31.12. eines Jahres abgerechnet werden, so endet die Abrechnungsfrist für die Betriebskosten für das Jahr 2023 am 31.12.2024. Geht dem Mieter die Betriebskostenabrechnung für das Jahr 2023 erst nach dem 31.12.2024 zu, kann er die Betriebskostennachzahlung verweigern. Sollten Sie als Vermieter daher die Betriebskostenabrechnung für das Jahr 2023 noch nicht erstellt haben, so ist jetzt Eile geboten. Als Vermieter sollte man allerdings nicht bis zum Jahresende warten, sondern die Betriebskostenabrechnung so früh als möglich vornehmen. Auch wenn nach Ablauf der 12-Monats-Frist dem Vermieter eine Nachzahlung nicht mehr zusteht, kann der Mieter ein eventuelles Guthaben auch dann noch geltend machen, wenn ihm die Betriebskostenabrechnung erst nach der Jahresfrist zugeleitet worden ist.

Aus Beweisgründen sollte daher die Betriebskostenabrechnung entweder per Einwurf-Einschreiben oder per Boten zugestellt werden. Die Zustellung auf dem Postweg mit einfachem Brief ist sehr risikovoll, da der Vermieter ein Verschulden der Post gemäß § 278 BGB zu vertreten hat. Oftmals behauptet der Mieter auch einfach, er habe die Betriebskostenabrechnung nicht vor dem 31.12. des Abrechnungsjahres erhalten, so dass der Vermieter auf seiner Betriebskostennachforderung sitzen bleibt. Zahlt der Mieter die Nachforderung, obwohl die Abrechnung verspätet zugegangen war, kann er sogar sein Geld zurück verlangen.

Bei Mietverhältnissen über Geschäftsräume ist der Vermieter zur Abrechnung über die Betriebskosten, auf die die Mieter Vorauszahlungen geleistet haben, innerhalb einer angemessenen Frist verpflichtet. Diese Frist endet regelmäßig zum Ablauf eines Jahres nach Ende des Abrechnungszeitraums. Allerdings ist diese Frist bei gewerblichen Mietverhältnissen keine Ausschlussfrist. Der § 556 Abs. 3 Satz 3 BGB, der für die Wohnraummiete den Ausschluss von Betriebskostennachforderungen anordnet, die der Vermieter später als 12 Monate nach Ablauf des Abrechnungszeitraums verlangt, ist auf die Geschäftsraummiete nicht analog anwendbar (BGH, Urteil vom 27.01.2010, AZ XII ZR 22/07). Da für Gewerberäume die Abrechnungs- und Ausschlussfristen des Wohnungsmietrechts nicht gelten, kann der Vermieter von Gewerberäumen eine fehlerhafte Abrechnung zwar grundsätzlich nach Ablauf der Abrechnungsfrist korrigieren. Jedoch ist dieses Recht nach Treu und Glauben verwirkt, wenn der Vermieter längere Zeit (etwa 2 Jahre) untätig bleibt und er trotz Aufforderung des Mieters die Abrechnung nicht überprüft.

Erstellt der Vermieter trotz der gesetzlich vorgegebenen Jahresfrist keine Betriebskostenabrechnung, so ist es dem Mieter sogar gestattet, die laufenden Betriebskostenvorauszahlungen so lange zurückzuhalten, bis der Vermieter die fällige Abrechnung erstellt. Dies hat der Bundesgerichtshof schon im Jahre 2006 entschieden. Die einbehaltenen Betriebskostenvorauszahlungsbeträge muss der Mieter erst dann an den Vermieter zahlen, wenn dieser eine ordnungsgemäße Betriebskostenabrechnung angefertigt hat. Ist das Mietverhältnis zwischenzeitlich beendet worden, kann der Mieter den Vermieter sogar auf Rückzahlung der von ihm geleisteten Betriebskostenvorauszahlungen verklagen.

Generell ist der Mieter nach dem Gesetz nicht verpflichtet, Betriebskostenvorauszahlungen oder überhaupt sogar Betriebskosten zu zahlen. Nur wenn im Mietvertrag ausdrücklich vereinbart worden ist, dass der Mieter neben der Nettomiete auch monatlich Betriebskosten zu zahlen hat, ist er hierzu verpflichtet. Wurde im Mietvertrag aber eine Pauschale oder eine Inklusivmiete festgelegt, darf der Vermieter über die Betriebskosten nicht abrechnen und der Mieter ist auch nicht verpflichtet, Betriebskostennachforderungen zu leisten.

Zu beachten ist seitens des Vermieters auch, dass nur umlagefähige Betriebskosten im Mietvertrag über Wohnraum vereinbart werden können. Die einzelnen Betriebskostenpositionen, die auf den Mieter umgelegt werden können, sind in dem vom Landesverband Hessen herausgegebenen Mietvertragsformular eingedruckt. Auf keinen Fall umgelegt werden können z.B. Verwaltungskosten oder Reparaturaufwendungen und Instandhaltungskosten. Hierbei handelt es sich um nicht umlagefähige Betriebskostenpositionen. Sogenannte „sonstige Betriebskosten“ können immer nur dann umgelegt werden, wenn diese Positionen im Mietvertrag auch namentlich genannt werden.

Bei Beendigung eines Mietverhältnisses wird von dem ausziehenden Mieter immer wieder verlangt, dass der Vermieter entweder unverzüglich oder binnen Jahresfrist nach Beendigung des Mietverhältnisses über die Betriebskosten abzurechnen hat. Dieser Aufforderung muss der Vermieter nicht nachkommen. Gemäß § 556 Abs. 3 S. 4 BGB ist der Vermieter zu Teilabrechnungen nicht verpflichtet. Der Mieter selbst kann gegen die Abrechnung der Betriebskosten spätestens bis zum Ablauf des 12. Monats nach Zugang der Abrechnung vorgehen. Nach Ablauf dieser Frist kann der Mieter Einwendungen nicht mehr geltend machen.

Wichtig für den Vermieter ist es, eine formell und materiell ordnungsgemäße Betriebskostenabrechnung mit folgenden Mindestangaben zu erstellen:

1. Es müssen die Gesamtkosten der einzelnen Kostenarten aufgeführt sein.

2. Die Angabe und Erläuterung des zugrunde gelegten Umlageschlüssels muss vorhanden sein.

3. Der Betriebskostenanteil des jeweiligen Mieters muss je Betriebskostenart und als Summe errechnet werden.

4. Die Summe der Vorauszahlungen des Mieters muss angegeben werden.

5. Der Abzug der Vorauszahlungen des Mieters von seinem Betriebskostenanteil muss erfolgen.

6. Der Rechnungssaldo, also Guthaben oder Nachzahlung, muss ausgewiesen werden.

Soweit diese Anforderungen an eine ordnungsgemäße Betriebskostenabrechnung seitens des Vermieters nicht beachtet werden, ist die gesamte Betriebskostenabrechnung schon formell unrichtig – mit der Folge, dass sie nur noch innerhalb des jährlichen Abrechnungszeitraumes nachgebessert werden kann. Ist der Abrechnungszeitraum aber schon abgelaufen, ist eine Nachbesserung nicht mehr möglich. Die Folge ist, dass der Vermieter keine Betriebskostennachforderung mehr stellen kann. Nur geringfügige inhaltliche Fehler können nach Ablauf des Abrechnungszeitraumes noch korrigiert werden.

Die Betriebskosten werden nach der Vorschrift des § 556a Abs. 1 BGB grundsätzlich nach dem Anteil der Wohnfläche umgelegt. Es steht dem Vermieter aber frei, auch einen anderen Verteilerschlüssel, z.B. nach Personen, nach Messeinrichtungen oder nach Bruchteilen zu vereinbaren. Dieser Verteilerschlüssel muss aber ausdrücklich im Mietvertrag vereinbart worden sein. Wurde im Mietvertrag kein bestimmter Verteilerschlüssel festgelegt, müssen die Betriebskosten zwangsläufig nach der Wohnfläche der Wohnung abgerechnet werden. Wie oben schon erwähnt, muss der verwendete Verteilerschlüssel dann auch in der Betriebskostenabrechnung genau erläutert werden. Wurde zum Beispiel vereinbart, dass die Kosten der Müllabfuhr nach Personenanzahl verteilt werden, so sind die Gesamtpersonenzahl und die Anzahl der Personen der abzurechnenden Wohnung anzugeben. Bei Leerstand einer Wohnung hat der Vermieter alle anfallenden Betriebskostenpositionen dieser leerstehenden Wohnung zu tragen.

Die Heiz- und Warmwasserkosten müssen entsprechend der Heizkostenverordnung verbrauchsabhängig abgerechnet werden. So ist es zum Beispiel zwingend vorgeschrieben, dass mindestens 50% der Kosten nach dem tatsächlichen Verbrauch abgerechnet werden. Der Grundkostenanteil wird dann nach dem Flächenmaßstab verteilt. Fehlt eine verbrauchsabhängige Kostenverteilung, so kann der Mieter die Heiz- und Warmwasserkosten nach § 12 der Heizkostenverordnung um 15% kürzen.

Zwischen Vermieter und Mieter wird immer wieder darüber gestritten, wer die Kosten einer notwendig werdenden Zwischenablesung der Heizkostenverteiler zu tragen hat. Diese Kosten sowie die Nutzerwechselgebühr dürfen dem ausziehenden Mieter nur dann in Rechnung gestellt werden, wenn dies im Mietvertrag ausdrücklich vereinbart worden ist. Eine derartige Vereinbarung gibt es in § 8 Abs. 5 des von Haus & Grund Hessen herausgegebenen Mietvertrages.

Ergibt sich aus der Betriebskostenabrechnung eine Nachforderung, so kann der Vermieter die monatliche Betriebskostenvorauszahlung gemäß § 560 Abs. 4 BGB angemessen erhöhen. Voraussetzung für die Erhöhung der Betriebskostenvorauszahlung ist aber eine formelle und inhaltlich korrekte Betriebskostenabrechnung. Ergibt diese Abrechnung ein Guthaben, kann der Mieter die Betriebskostenvorauszahlung reduzieren.

Zu dem Thema Betriebskosten und Betriebskostenabrechnung gibt es eine Vielzahl von Problemen und Einzelfragen. Auskunft hierzu erhalten Sie selbstverständlich in unserer Geschäftsstelle oder aber Sie erwerben bei uns die Broschüre „Betriebskosten, wirksam vereinbaren und erfolgreich umlegen“, die wir selbstverständlich für Sie vorrätig haben.



Wilfried Woidich
Vorsitzender
Haus & Grund Wiesbaden

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